要領の良い人、仕事のできる人ってどんな仕事のしかたをしてるのでしょうか？

いまの会社に転職して3年が経ちました、アラサーです。
最近また出来ることが増えてきて、そこそこ忙しい毎日を送っています。

上司にも恵まれてますが、私の仕事は私しかわからない内容なので上司に仕事のしかたを聞くということが出来ません。

最近は年度末で忙しいこともあって、人の話を聞いてないことが何度かあって、
（会社）の（名前）さんからお電話です
と電話を繋ぐところでいま聞いたばかりの（名前）を思い出せなかったり。
お客様から伝言を頼まれたときに、伝言が長くなってくると途中が曖昧になったりしてしまいます。
どちらも原因はおそらく他に気をとられてしまうことだと思っています。

集中しすぎて一つの事しか手がつけられないのも困りますが、常にあれこれ気にしすぎておろそかになってしまうのも困ってしまいます。
不器用なのでいろいろ気にしてるつもりなのに、結局あまり頭に残ってないことも多く、
（名前）さんってどっか行った？
とかよく聞かれるのですが、全然見てなかったりなんてのもよくあります。
わたしによく聞くということはきっと前任者などは誰が出ていったなども把握していたのだと思いますが。

どうしたらいろんなことに気を配りながら要領よく仕事をこなせるのでしょうか？