履歴書、契約書はきちんと保管されています

書類は、名前記入欄はフルネームが基本となっています。
総務は事務職で、デスクワーク基本ですが、やるべき仕事があるし、職場によっては、会議の準備やら制服の管理も業務に入っていることもあります。
それを時間内に片付けなければなりません。

そこへ、姓だけしか書いていない書類を提出されて、履歴書を片っ端から探してフルネームを調べて書くことに時間を取られるのは大変ですね。

フルネームできちんと記入しなかったのは、記入した人のミスです。
そのため、下の名前を聞かれるのは普通のことです。
そのほうが、手っ取り早くミスなく確実です。

「総務の人が履歴書探して調べて、代わりに記入してくれたらいいのに」と言うのであれば、それは自分のミスを総務の人に尻拭いさせるということになります。

総務の人も、可能な限り、時間内に仕事を終えて帰りたいでしょうし、今は企業側も残業代削減したいので、早く仕事終えて帰ってくださいと厳しいです。
そのことをわかってあげてくださいね