美容外すみません。

発注漏れの多い客先があります。
たいてい（送ったと言う日付は数か月前なのに）希望納期を過ぎたころに問い合わせてきて発注漏れが発覚します。

原因は定かではありませんが時たまそちらの客先から間違った宛先のファックスが送られてきたりするので原因はそういうのもあるのかな、と思ってます。

そのようなことがある度客先は発注書を送付した、記録があると言い張ります。当社のファックスのシステム上2週間以上前の記録は残らないので絶対に受信していないとは言いきれませんが、他の客先からはそんな問合せ来ていないし（自社のことなのに）●●は発注していたかという問い合わせが頻繁にあるので管理ができていないのだと思います。

毎回受注確認したら納期が先付でも1週間以内に何かしらの返答はしているので何もレスポンスがなければ連絡くださいね、ということは伝えていますが何度も繰り返します。

客先が困るのは自業自得なので関係ないですが、毎回こちらを悪者にして無理な納期を押し付けてメーカーを巻き込んで大騒ぎするので困っています。

このようなことトラブルを未然に防ぐ良い方法はあるでしょうか？

ファックスの受信履歴のデータ保管期間を長くするというのは最近の機器はデータを長く残さないのがトレンドらしく仕様上無理らしいです。
客先に注文書の送付方法をファックスからメールへ変更依頼したこともありますが、応じてもらえませんでした。

知恵をお貸しいただけると幸いです。